Postée il y a 8 jours
MISSION : sous l'autorité hiérarchique du directeur territorial adjoint aux Solidarités, apporte un soutien administratif aux secrétariats de mission et de MDS du territoire.
ACTIVITES
Accueil
- Assure l'accueil téléphonique et physique du public, identifie la demande et oriente vers le professionnel adéquat
Secrétariat
- Tient les plannings des travailleurs sociaux
- Effectue la saisie des rapports et notes de synthèse
- Assure la gestion du courrier (enregistrement arrivée/départ, diffusion)
- Apporte un soutien pour l'archivage et le classement
- Participe à l'organisation du service.
Spécificité
- Est amené.e à se déplacer fréquemment sur les MDS du territoire du Grand Nancy.
Compétences techniques :
- Connaître l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
- Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activité
- Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage)
- Mettre en forme les documents selon la charte graphique du Conseil général
- Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, PowerPoint)
- Maîtriser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet)
- Connaître les logiciels spécifiques du service/de l'activité
Compétences relationnelles :
- Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
- Savoir écouter
- Comprendre les besoins de son interlocuteur
- Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
- Etre en mesure de travailler en équipe
- Savoir se rendre disponible
Compétences stratégiques :
- Etre autonome dans l'organisation et l'exécution de son travail
- Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail
- Savoir orienter les personnes vers l'interlocuteur ou l'organisme adéquat
- Être en mesure d'alerter lors d'un dysfonctionnement
- Savoir s'adapter (aux outils/à une équipe)
Compétences techniques :
- Connaître l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
- Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activité
- Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage)
- Mettre en forme les documents selon la charte graphique du Conseil général
- Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, PowerPoint)
- Maîtriser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet)
- Connaître les logiciels spécifiques du service/de l'activité
Compétences relationnelles :
- Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
- Savoir écouter
- Comprendre les besoins de son interlocuteur
- Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
- Etre en mesure de travailler en équipe
- Savoir se rendre disponible
Compétences stratégiques :
- Etre autonome dans l'organisation et l'exécution de son travail
- Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail
- Savoir orienter les personnes vers l'interlocuteur ou l'organisme adéquat
- Être en mesure d'alerter lors d'un dysfonctionnement
- Savoir s'adapter (aux outils/à une équipe)