La Direction des Formations et de la Vie Etudiante (DFVE) de la Faculté des Sciences et Ingénierie (FSI) de Sorbonne Université est chargée de la mise en œuvre des orientations de la faculté en matière de formation initiale et continue, de scolarité, de vie étudiante, d'orientation et d'insertion professionnelle, en France et à l'international.
Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie - http://sciences.sorbonne-universite.fr
Localisation : Campus Pierre et Marie Curie- 4, place Jussieu, 75005 Paris
Libellé de Fonctions : Responsable du Pôle Soutien aux études
Catégorie : A
Corps : IGE
BAP : J
Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD de 3 ans)
Missions : La ou le responsable du pôle, placé sous l'autorité hiérarchique de la Directrice adjointe de la DFVE, est chargé de la coordination de l'activité des quatre structures qui composent ce pôle.
La ou le responsable du pôle a pour mission de préciser et d'appliquer la feuille de route et de travailler sur le fonctionnement collectif et l'offre de service, en définissant des priorités en lien avec le décanat et la Direction Générale de la Faculté des Sciences et Ingénierie, et en s'appuyant sur l'expertise et les propositions des équipes en place, ainsi que celles des usagers et partenaires.
Elle ou il est garant de la cohérence des actions mises en place, de leur conformité administrative, et d'une approche transversale et décloisonnée, fondée sur une veille réglementaire et analyse régulière des besoins et enjeux, notamment à partir des études et enquêtes sur les conditions d'études produites au sein du pôle.
Activités principales :
- Coordonner l'action des quatre structures pour garantir la cohérence des actions et opérations sur l'ensemble du champ d'intervention
- Garantir une approche transversale des actions en interne au pôle et à l'échelle de la DFVE, le cas échéant avec d'autres directions administratives
- Piloter le projet de service du pôle
- Animer l'équipe des responsables de structures
- S'appuyer sur une vision globale des activités et dispositifs, mais aussi sur les enquêtes réalisées, pour analyser et anticiper les besoins et l'adaptation des actions
- Consolider le fonctionnement et/ou développer une nouvelle offre de service à partir de cette analyse partagée et des orientations de la faculté
- Structurer l'offre de service en impulsant une dynamique de formalisation des procédures, et de valorisation interne et externe des actions
- Assurer le pilotage de projets transversaux
- Assurer l'articulation générale entre le décanat et les services sur les sujets stratégiques et de pilotage
- Sécuriser la préparation des dossiers administratifs et financiers, et leur présentation devant les instances
- Superviser et participer à l'animation des réseaux internes dans le champ d'activité
- Superviser et participer au paramétrage des plateformes nationales de candidature en lien avec le décanat formation, les départements de formation et les services universitaires
- Structurer les partenariats internes et externes, pour favoriser leur pilotage et la valorisation de l'action des services au bénéfice des usagers
- Assurer un rôle d'expertise et de conseil auprès des départements de formation, de la direction de la DFVE et du décanat
- Formaliser des notes d'information ou d'aide à la décision (pour la direction, la DG, le décanat)
- Définir et suivre les différents indicateurs d'activités et de pilotage
Encadrement : OUI - 4 A - 0 B - 0 C
Conduite de projet : OUI
Conditions particulières d'exercice : Possibilité d'avoir recourt au télétravail, dans le cadre réglementaire fixé par Sorbonne Université
Experience: Débutant accepté
Compétences: Maitriser parfaitement les outils bureautiques,Maîtrise de l’environnement de l’université,Techniques de management,Savoir coordonner un projet en équipe,Analyser et faire appliquer la réglementation,Techniques d'élaboration de documents,Bon relationnel et sens du travail en équipe,Sens de la confidentialité,Elaborer des outils d’analyse et de synthèse ,Méthodologie de conduite de projet
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Maitriser parfaitement les outils bureautiques,Maîtrise de l’environnement de l’université,Techniques de management,Savoir coordonner un projet en équipe,Analyser et faire appliquer la réglementation,Techniques d'élaboration de documents,Bon relationnel et sens du travail en équipe,Sens de la confidentialité,Elaborer des outils d’analyse et de synthèse ,Méthodologie de conduite de projet
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.