Le chargé / la chargée d’accueil reçoit, sous l’autorité du responsable de
service, les administrés et usagers se présentant à l’accueil général des
services mutualisés entre la Ville de FLERS et FLERS AGGLO. Il ou elle
assure les missions liées au premier accueil en veillant à la qualité de
l’information transmise, et oriente si nécessaire les personnes vers les
services concernés. Il ou elle gère l’accueil téléphonique et le flux des
appels arrivant au standard des collectivités.
Il ou elle travaille en binôme avec un(e) autre chargé(e) d’accueil.
Il ou elle participe également aux activités de gestion du service des
Pièces Officielles, et plus généralement de la direction des services au
public.
SAVOIRS :
Formation initiale en accueil, gestion administrative et/ou comptable,
secrétariat (niveau minimum Baccalauréat - Bac+2 apprécié)
ou disposer d’une expérience affirmée dans un emploi de même
nature.
Connaissances des techniques d’accueil et de secrétariat.
Connaître le rôle et les fonctions des institutions publiques et des
collectivités territoriales.
Intérêt pour l’état civil et notions de base à acquérir impérativement.
Bonne connaissance des services présents au sein des collectivités et
des compétences assumées par ces dernières.
SAVOIR FAIRE :
Maîtrise de l’outil professionnel :
- Standard téléphonique
- Outil informatique et logiciels bureautiques (Word, Excel, Powerpoint,
Publisher)
- Outil de messagerie électronique
Apprendre à utiliser les progiciels métiers requis pour l’activité : Etat
civil (LOGITUD), CNI - Passeports (Station biométrique).
Savoir accueillir le public :
-Savoir adapter son discours en fonction de son interlocuteur et
s’adapter aux publics de culture différente
-S’exprimer clairement et savoir reformuler les demandes
-Conserver neutralité et objectivité face aux situations
-Accueillir le public agressif en gérant les situations de stress et en
régulant les tensions.
Maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe,
syntaxe et vocabulaire).
Comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants.
Maîtriser les circuits et les procédures administratives.
SAVOIR ETRE :
Faire preuve de qualités relationnelles.
Savoir être à l’écoute et faire preuve d’empathie.
Etre rigoureux(se) et organisé(e).
Etre garant de l’image du service public : ponctualité, discrétion,
respect de la confidentialité, disponibilité, sens de l’écoute (être en
capacité de comprendre et ou de se mettre à la place de l’usager) et
amabilité.
Savoir travailler en équipe et savoir transmettre des informations.
Savoir rendre compte de son activité.
Le chargé / la chargée d’accueil reçoit, sous l’autorité du responsable de
service, les administrés et usagers se présentant à l’accueil général des
services mutualisés entre la Ville de FLERS et FLERS AGGLO. Il ou elle
assure les missions liées au premier accueil en veillant à la qualité de
l’information transmise, et oriente si nécessaire les personnes vers les
services concernés. Il ou elle gère l’accueil téléphonique et le flux des
appels arrivant au standard des collectivités.
Il ou elle travaille en binôme avec un(e) autre chargé(e) d’accueil.
Il ou elle participe également aux activités de gestion du service des
Pièces Officielles, et plus généralement de la direction des services au
public.