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ACTIVITES ET TACHES, INTITULE ET DESCRIPTION
Activité 1 : assurer la relation aux usagers et accompagner-conseiller les familles en deuil
Gérer l’accueil physique et téléphonique pour la mission funéraire
Accueillir, renseigner et accompagner les familles en deuil (procédures, tarifs, modalités réglementaires et techniques …)
Préparer et instruire les dossiers des familles pour les concessions (vente, renouvellement, reprise, …)
Contrôler et vérifier la conformité des documents
Accompagner les familles en assurant le lien avec les différents intervenants (opérateurs funéraires, marbriers, associations, police municipale, communes …), la Mairie de Poisat et la Métropole
Répondre aux demandes et transmettre de l’information aux communes, opérateurs funéraires, associations et usagers
Appliquer la législation funéraire et le règlement intérieur du cimetière
Répondre aux demandes et transmettre de l’information aux communes, opérateurs funéraires, associations et usagers
Instruire les dossiers et contrôler la bonne exécution des travaux des entreprises de marbrerie
Etre garant du respect des règles d’hygiène et de sécurité dans le cadre des interventions sur concession du cimetière.
Prendre en compte les demandes de réclamations des familles et intervenants du cimetière.
Activité 2 : suivi administratif et financier
Assurer la gestion et le suivi administratif des concessions :
o Etablir les actes administratifs notamment titres des concessions, actes d’inhumation et exhumation ;
o S’assurer de la conformité des actes ;
o Traiter et classer les documents administratifs et dossiers (registres, courriers, notifications, autorisation …) ;
Instruire les demandes des opérateurs funéraires sur le cimetière : mise à jour du registre et du logiciel métier, autorisation pour les inhumations/exhumations
Mettre à jour les données dans les logiciels métiers
Encaisser les recettes liées à la mission funéraire (vente de concessions, caveaux, badges…) et clôturer en fin de mois la régie en tant que mandataire suppléant, en fonction des besoins du service
Activité 3 : veiller au bon déroulement des cérémonies et assurer le suivi technique au cimetière
Accueillir les opérateurs funéraires et contrôler les inhumations et les exhumations
Assurer le suivi de la bonne exécution des travaux de marbrerie autorisés
Signaler les dysfonctionnements et garantir l'exécution des travaux d'entretien régulier du cimetière (portail, espaces verts, ramassage poubelles…)
Identifier, définir les concessions à reprendre (reprises administratives) identifier les concessions ayant des défauts d’entretiens et assurer le suivi des dossiers des concessionnaires
Lieu de travail : 47 Avenue Marie Reynoard, 38100 GRENOBLE déménagement en 2025 à Poisat
Temps et horaires de travail : règlement métropolitain
Rémunération : selon le cadre d’emploi + régime indemnitaire de la collectivité+ NBI
Equipements : PC portable
Logiciels métier : Logiciel cimetière Gescime - Logiciel de gestion de la régie de recette Oxigeno
CONNAISSANCES
Collectivités territoriales et l’intercommunalité
Législation funéraire, notamment cimetière
Fonctionnement de la régie de recettes
Procédures inhumation et exhumation
SAVOIR FAIRE
Utilisation des outils informatiques
Capacités rédactionnelles
Adaptation et écoute
Contrôle méthodique
Reporting
Statut : cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : formation dans l’administratif et /ou comptabilité et/ou secrétariat, et/ou gestion des collectivités territoriales.
Expérience souhaitée : expérience sur un poste similaire au sein d’une collectivité ou chez un opérateur funéraire souhaitée mais non obligatoire.
LE SERVICE D’AFFECTATION
Missions principales de la mission :
Funéraire (Crématorium, Cimetière, Service extérieur Pompes funèbres) ;
Fourrière (Suivi des équipements, relation avec les associations de protection animale).
Composition de la mission : 6 agents
Nom / fonction de la supérieure hiérarchique directe : Eugénie D’ANTONI, responsable de la mission des affaires funéraires et fourrière animale.
FINALITES DU POSTE
Le poste est essentiellement affecté à la gestion du cimetière intercommunal situé sur la commune de Poisat :
Développer un accueil physique et téléphonique de qualité auprès des familles en deuil.
Appliquer les dispositions prévues dans la législation funéraire et le règlement intérieur du cimetière.
Instruire les dossiers, rédiger les actes administratifs.
Vérifier, autoriser et contrôler les demandes de travaux sur concessions.
Veiller à la bonne gestion de la régie de recettes en tant que mandataire suppléant.