ELA Technology est une Entreprise de Services du Numérique (ESN) spécialisée dans les solutions IT innovantes. Nous accompagnons nos clients dans leur transformation digitale en leur offrant des services de qualité et des solutions sur mesure.
Nous recherchons un(e) Office Manager expérimenté(e) pour rejoindre notre équipe dynamique.
Le/la candidat(e) idéal(e) aura une expérience significative dans la gestion de bureau et sera capable de gérer efficacement les opérations quotidiennes de notre entreprise.
Ce poste est sous la direction du PDG et en étroite collaboration avec le Directeur Administratif et Financier (DAF) et le Responsable des Ressources Humaines (RARH).
L'Office Manager est le noyau central des activités administratives, comptables, commerciales et RH. Votre rôle se répartit en plusieurs axes :
Axe Administratif :
- Gérer les opérations administratives quotidiennes du bureau.
- Coordonner les services généraux (fournitures, équipements, etc.).
- Organiser et planifier les réunions et événements internes.
- Assurer la liaison avec les fournisseurs et les prestataires de services.
- Gérer les budgets et les dépenses du bureau.
- Veiller à la conformité des politiques et procédures de l'entreprise.
- Coordonner les services sourcing, commercial, direction et services généraux.
- Assurer la communication et la coordination entre les différents départements.
- Faciliter la collaboration et le partage d'informations.
Axe Comptabilité :
- Effectuer le suivi comptable en collaboration avec le DAF.
- Suivi des factures et des paiements fournisseurs et prestataires.
- Gestion des paiements et des relances.
- Suivi des fournisseurs et prestataires pour résoudre les éventuels litiges.
- Gérer via l'outil Provigis la conformité des réglementations (type URSSAF).
- Gestion des frais des collaborateurs :
o Suivi et validation des notes de frais.
o Gestion des remboursements et des avances de frais.
o Mise en place de politiques de gestion des frais.
Axe Ressources Humaines :
- Recrutement et intégration des nouveaux employés.
- Gestion des dossiers formations.
- Gestion des dossiers du personnel et des contrats de travail.
- Gestion administrative du personnel :
o Suivi des absences et des congés.
o Gestion des formations et du développement des compétences.
o Mise à jour des bases de données du personnel.
Axe réponse aux appels d'Offres :
- Répondre aux appels d'offres publics :
o Préparer et soumettre les dossiers de candidature.
o Assurer la conformité des documents soumis.
o Coordonner avec les différentes parties prenantes pour rassembler les informations nécessaires.
o Suivre les échéances et les résultats des appels d'offres.
Gestion du parc informatique :
- Superviser l'inventaire et l'entretien du matériel informatique.
- Assurer la disponibilité et la fonctionnalité des équipements pour les employés.
Axe Juridique :
Connaissance des aspects juridiques et des réglementations :
- Avoir une compréhension approfondie des aspects juridiques et des réglementations applicables aux contrats clients, sous-traitants et salariés.
- Capacité à naviguer dans les lois et règlements en vigueur, à assurer la conformité des contrats avec les exigences légales,
- Anticiper les implications juridiques des clauses contractuelles.
- Gérer les risques juridiques et proposer des solutions en cas de litiges ou de non-conformité.
Compétences attendues :
- Maîtrise de l'outil Boond Manager ou d'un ERP similaire pour la gestion de la comptabilité et de la paie.
- Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.
- Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale.
- Maîtrise des outils bureautiques (MS Office, etc.).
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.
- Esprit d'équipe et capacité à travailler dans un environnement dynamique.
- Connaissance approfondie des outils tels que Provigis.
- Capacité à former et à assister les autres membres de l'équipe sur l'utilisation de ces outils.
Avoir travaillé dans une ESN ou des connaissances dans le monde de l'IT est un plus.
Compétences attendues :
- Maîtrise de l'outil Boond Manager ou d'un ERP similaire pour la gestion de la comptabilité et de la paie.
- Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.
- Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale.
- Maîtrise des outils bureautiques (MS Office, etc.).
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.
- Esprit d'équipe et capacité à travailler dans un environnement dynamique.
- Connaissance approfondie des outils tels que Provigis.
- Capacité à former et à assister les autres membres de l'équipe sur l'utilisation de ces outils.
Avoir travaillé dans une ESN ou des connaissances dans le monde de l'IT est un plus.