Missions :
- Assurer le secrétariat de direction de la direction générale des services
- Réaliser des missions de communication interne au sein de l'école
Activités :
1. Secrétariat de direction de la direction générale des services :
L'assistant.e suit au quotidien la Direction générale des services en termes d'organisation et de planification (instances, RDV, réunions, calendriers.), de gestion d'agenda, d'accueil physique et téléphonique, d'élaboration de l'ordre du jour et envoi des convocations aux instances et réunions, de rédaction de courriers et de comptes rendus, de classement. Il/elle assure ainsi le suivi des parapheurs (arrêtés, décisions) et du courrier au quotidien.
Il/elle a en charge le suivi de certains dossiers et projets menés au sein de la direction, notamment les conventions, les données (statistiques, indicateurs) et enquêtes. L'assistant.e participe également à l'organisation logistique des élections. Il/elle réalise le suivi budgétaire de la DGS (OM, EJ).
Il/elle communique l'agenda de la semaine aux services et assure la gestion du calendrier de l'Ecole. Il/elle permet la continuité de service du secrétariat de direction de l'Ecole (au niveau Directrice - DGS).
Il/elle travaille en étroite collaboration avec l'assistante de direction de la Directrice.
2. Missions de communication interne :
Sous la responsabilité du DGS, et en lien étroit avec les collègues chargés de communication, l'assistant.e participe à la construction du plan de communication interne. Il/elle participe aux réunions de la Mission Communication et à l'élaboration de supports de communication (papier et en ligne) comme le livret d'accueil, trombinoscope, organigramme.
Il/elle réalise différentes missions de communication : participation à la lettre interne à destination des personnels, organisation d'événements.
Compétences recherchées :
Connaissances, savoir-faire techniques et méthodologiques
- Connaissance de l'enseignement supérieur
- Intérêt pour les domaines d'activité de l'Enssib
- Maîtrise des outils bureautiques et numériques
- Connaissance en gestion administrative
- Connaissance de l'anglais
- Bonne expression orale et écrite
- Rigueur, sens de l'organisation
- Gestion en mode projet (expérience au sein d'un SMQ bienvenue)
- Capacité à identifier et gérer les priorités et les urgences
- Capacité à anticiper
- Capacité à rendre compte
Savoir être (comportements sociaux et professionnels)
- Diplomatie, discrétion
- Réactivité
- Aisance relationnelle
- Capacité à travailler en équipe et à partager les informations.
- Disponibilité, capacité à s'adapter à différents interlocuteurs
- Maîtrise de soi
Contraintes particulières :
- Sujétions horaires occasionnelles (événements)
- Grande disponibilité
- Poste à forte dimension relationnelle
Experience: 12 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Experience: 12 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.