STEF recherche pour sa Business Unit (BU) Flux Internationaux, un Assistant de Direction H/F. Le poste est basé à Rungis (94).
Ce poste vous intéresse ? Alors, rejoignez-nous dès maintenant pour vivre une expérience au coeur du monde alimentaire !
Votre rôle ?
En vue d'assister le Directeur de la BU Flux Internationaux ainsi que l'ensemble des Directeurs Fonction Support BU Flux Internationaux, vos principales missions seront les suivantes :
- Assurer l'interface avec les fonctions supports (commerce, exploitation, RH, gestion) et Directeurs d'Agence dans un souci de fluidité et fiabilité de l'information;
- Organiser les événements et les réunions de la Direction de la BU Flux Internationaux :
- S'assurer de la bonne organisation physique et matérielle (salle, repas.);
- Préparer les présentations et les différents supports d'animation;
- Participer à certaines réunions.
- Réaliser et diffuser les comptes rendus o S'assurer du suivi des actions -
- Participation à la mise à disposition des moyens nécessaires à la bonne réalisation des missions des équipes o Suivi du planning des membres du CODIR / Préparation, mise en forme de certains reportings;
- Réaliser les achats et le suivi des fournitures (recueil des besoins, saisie de la commande, suivi des stocks, contrôle des factures)
- Assurer la communication transversale avec les différents services du groupe, la communication à distance avec les différents collaborateurs
- Gérer les achats (devis, commandes, factures)
- Suivre les abonnements (téléphonie, voyages, presse, etc.)
- Assurer la gestion des réservations (hôtel, déplacements, voitures, etc.) et des véhicules de service - Assurer le suivi de prestataires intervenant au sein de la Direction (ex : nettoyage.) - Assurer l'organisation et le suivi de l'activité du Directeur de BU (assistanat quotidien, suivi / planification agenda, notes de frais, gestion des appels entrants et des demandes d'informations.)
- Rédiger les notes, courriers, rapports, compte-rendu divers
- Organiser et classer les dossiers
- Assurer l'accueil téléphonique et physique Réaliser et diffuser les comptes rendus S'assurer du suivi des actions - Participation à la mise à disposition des moyens nécessaires à la bonne réalisation des missions des équipes o Suivi du planning des membres du CODIR o Préparation, mise en forme de certains reportings
- Réaliser les achats et le suivi des fournitures (recueil des besoins, saisie de la commande, suivi des stocks, contrôle des factures) - Assurer la communication transversale avec les différents services du groupe, la communication à distance avec les différents collaborateurs - Gérer les achats (devis, commandes, factures) - Suivre les abonnements (téléphonie, voyages, presse, etc.) - Assurer la gestion des réservations (hôtel, déplacements, voitures, etc.) et des véhicules de service - Assurer le suivi de prestataires intervenant au sein de la Direction (ex : nettoyage.) - Assurer l'organisation et le suivi de l'activité du Directeur de BU (assistanat quotidien, suivi / planification agenda, notes de frais, gestion des appels entrants et des demandes d'informations.) - Rédiger les notes, courriers, rapports, compte-rendu divers - Organiser et classer les dossiers - Assurer l'accueil téléphonique et physique.
Votre profil ?
- Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques (PowerPoint, Canva, PackOffice.)
- Doté(e) d'un bon relationnel, vous avez l'habitude de travailler à distance avec les collaborateurs,
- Vous faites preuve de curiosité, d'initiative, de créativité, d'organisation, de rigueur, et d'autonomie,
- Vous appréciez la polyvalence,
- La maîtrise de l'anglais serait un plus.
Autres éléments concernant le poste:
- Mutuelle,
- Plan épargne entreprise,
- Participation,
- Ticket restaurant : 9€ par jour travaillé.
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Outils informatiques PowerPoint,Canva, PackOffice
Langues: Anglais souhaité
Qualification: Cadre
Secteur d'activité: Affrètement et organisation des transports
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de créativité, d'inventivité : Capacité à créer, imaginer quelque chose de nouveau (nouveau produit, nouvelle solution, …).
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Outils informatiques PowerPoint,Canva, PackOffice
Langues: Anglais souhaité
Qualification: Cadre
Secteur d'activité: Affrètement et organisation des transports
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de créativité, d'inventivité : Capacité à créer, imaginer quelque chose de nouveau (nouveau produit, nouvelle solution, …).
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.