Organisation du travail : Travail en binôme incluant une permanence sur le temps du midi et nécessitant une répartition des congés afin d'assurer la continuité du service.
Horaires : 09h00 à 16h30
DESCRIPTION DE LA DIRECTION
La Direction de l'Innovation Technologique et du Système d'Information (DITSI) comprend les secteurs d'activités suivants :
Unité Projets et Supports Utilisateurs :
-(10 agents) assure le support aux utilisateurs, le renouvellement du matériel informatique, et de la téléphonie fixe
- (9 agents) : assure le support aux utilisateurs des logiciels métiers ainsi que le pilotage et la gestion des projets
DPI (6 agents) : équipe dédiée au pilotage du déploiement du Dossier Patient Informatisé unique (Validation des documents, Ateliers et Formations, Paramétrages, maintien en condition opérationnelles)
Unité Infrastructure : - (7 agents) Cette équipe assure la continuité du fonctionnement de l'infrastructure : serveurs, sauvegarde et stockage, annuaires et messageries, bases de données, ainsi que la gestion du réseau LAN et WAN
Unité Administrative et Organisationnelle : (3 agents) : regroupe le secteur des achats/ de la facturation et le secrétariat
Unité Innovation : (5 agents) : assure le suivi et la promotion des innovations technologique en s'appuyant sur des modèles de co-création (idéation, prototypage, concrétisation) par le développement d'outils internes. Ce secteur participe à de nombreux projets de recherche clinique (RHU, Asphalt, H2020 « Indemand », .) en apportant sa contribution technologique sur la réalisation digitale
Sécurité et protection des données : (2 agents : 1 RSSI et 1 DPO) (clinique, recherche, RH) : garantit la protection et la sécurité des données du GHU Paris et donne un avis sur l'ensemble des projets de recherche en lien avec la DRCI.
DESCRIPTION DU POSTE ET DES MISSIONS
Vie du service
- Assurer les relations clients/fournisseurs
- Réception et contrôle de la marchandise en collaboration avec un technicien de l'assistance informatique
- Saisie des bons Carl (= ticket pour commandes/demandes d'interventions diverses)
- Suivi et commande de fournitures d'hygiène
- Classement et archivage
Suivi du budget
- Elaboration et suivi du tableau de suivi annuel d'investissement et d'exploitation
- Mise à jour et suivi du tableau des engagements et des liquidations
- Mise à jour et suivi du tableau des contrats de maintenance
- Mises à jour et suivis de tableaux de suivi éditeurs/fournisseurs/opérateurs
- Elaboration du tableau des charges constatées d'avance
- Préparation de la réunion budgétaire mensuelle
- Editer chaque semaine la situation du mois en cours et évaluer les atterrissages budgétaires de fin d'année
- Participation active à la co-construction de l'EPRD N+1/PPI avec les responsables d'équipes et les chefs de projets
Circuit de facturation
- Création des comptes fournisseurs
- Saisie des marchés (GEF)
- Saisie des bons de commande (GEF)
- Demande n° d'achats sur devis
- Réception et liquidation des factures des prestataires (GEF)
- Suivi des délais de livraisons
- Transmission des documents pour mandatement à la Direction des Finances via Chorus(GED)
- Saisie des immobilisations (GEF)
- Saisie des restes à mandater (GEF)
Circuit des achats
- Suivi des procédures d'achat en lien avec le bureau des marchés
- Recensement des pièces administratives afférentes aux marchés sur les plateformes en ligne des centrales d'achat pour transmission au bureau des marchés
- Rédaction de CCP pour les marchés sans mise en concurrence
COMPETENCES REQUISES : SAVOIRS-FAIRE et SAVOIR-ETRE
- Maitriser les logiciels métiers OnBase et Chorus, ainsi que la partie relative à la gestion des commandes dans GEF
- Connaître la comptabilité hospitalière et les marchés publics
- Connaître Word, et Outlook
- Maitriser Excel (tableau croisés, dynamiques, formules, .)
Experience: Débutant accepté
Compétences: Logiciels comptables,Codifier une facture,Codifier un mandat,Codifier un titre,Effectuer le suivi des commandes, la facturation
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités hospitalières
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Logiciels comptables,Codifier une facture,Codifier un mandat,Codifier un titre,Effectuer le suivi des commandes, la facturation
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités hospitalières
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.