Pour le Département et la Direction de l’Urbanisme:
- Assurer la gestion administrative, la coordination des secrétariats (suivi congés et permanence de fonctionnement.)
- Planifier et coordonner les agendas, les réunions et rendez-vous.
- Assurer le suivi des commissions et le processus de délibérations des deux collectivités.
- Gérer les courriers, relayer et diffuser les informations et les consignes de gestion des dossiers et projets.
- Centraliser les tableaux de bord d’activité des services, les congés, les abonnements...
- Assurer le relationnel avec les partenaires extérieurs (les communes, opérateurs logements, aménageurs, services Etat …).
Pour le Service Planification, Prospective et Système d’Information Géographique.
- Mettre en place et assurer le suivi des procédures juridiques d’évolution des documents d’urbanisme (SCOT, PLUi, SPR, RLPi) en lien avec les communes : gestion des délibérations, diffusion des comptes rendus de réunions
- Mettre en place et assurer le suivi des procédures juridiques des décisions.
- Assurer le suivi des subventions, réaliser les engagements budgétaires, et la liquidation des factures
- Participer à l’organisation des événements : conférence, expositions, concertations publiques, enquêtes publiques …
- Assurer un relai de l’assistanat de la gestion du service des Autorisations d’urbanisme
Formations :
Formation diplômante secrétariat / bureautique
Expérience similaire appréciée
Compétences techniques :
Connaissance de l’environnement des collectivités et des procédures relatives aux formalités administratives, juridiques (droit public, urbanisme)
Maîtrise des outils bureautiques et aptitude pour les logiciels métiers (gestion du courrier – finance – actes administratifs et urbanisme)
Capacité rédactionnelle et maîtrise de la langue française.
Aptitudes personnelles :
Qualités relationnelles – Capacité d’écoute, diplomatie - Sens de l’organisation et de la gestion des priorités et urgences. Rigueur – Sens du travail en équipe –
Capacité d’adaptation / flexibilité au regard de la polyvalence du poste (diversité des thématiques, législations, procédures, outils métiers)
Assister les responsables du Département, de la Direction de l’Urbanisme, et du service Planification Prospectives et SIG en termes d’organisation, de gestion et de suivi des projets, de coordination entre les départements, directions et services
Rattachement hiérarchique : Rattaché(e) au Directeur du Département Aménagement, Développement & Transitions Territoriales
Temps de travail : 38h30mn par semaine avec 25 CP et 21 RTT
Action sociale : Participation à la mutuelle – Adhésion au CNAS (Comité National d’Action Sociale) – Amicale du personnel
Contraintes particulières liées au poste : Respect des obligations de discrétion et de confidentialité, respect des délais.