Soutenir la Directrice, le chef de service et les chefs de bureau DASTI dans l'exercice de leurs missions :
o Gestion de l’agenda et prise de rendez-vous
o Organisation matérielle, planification des réunions
o Phasage et suivi de l’activité de la Direction et tenue des tableaux de bord
o Saisie des rapports Commission permanente et Conseil départemental dans Actes Office
o Gestion des espaces numériques partagés
o Coordination et suivi des réponses sur les dossiers transversaux
o Accueil physique et téléphonique, traitement de la boite mail de la Direction
Planifier les travaux de la DASTI en lien avec la Directrice :
o Assurer le suivi des tableaux de bord, des rapports et délibérations et des arrivées et départs de la Direction
Assurer l’organisation pratique de la Direction :
o Gestion, tri du courrier et acheminement entre les DTAS et les Direction du Pôle
o Enregistrement informatique, traitement et suivi des enquêtes et rapports sociaux
o Tri, classement, archivage des documents administratifs et dossiers sociaux
o Edition des statistiques de la Direction et participation à l’élaboration du rapport d’activité
o Réalisation de travaux bureautiques
Encadrer fonctionnellement les secrétaires d’encadrement des DTAS :
o Animer la coordination des 4 secrétaires d’encadrement des DTAS
o Organiser et animer les réunions des secrétaires d’’encadrement des DTAS
o Assurer la diffusion de l’information et l’harmonisation des pratiques professionnelles.
Participer et organiser les réunions :
o Participer aux réunions d’encadrement
o Rédiger les comptes-rendus de réunions
Exploiter et diffuser de la documentation et les informations utiles au bon fonctionnement de la Direction :
o Gestion des stocks, commande et répartition des imprimés
o Suivi de la fonction personnel et gestion des incidences informatiques en lien avec le relai RH
o Information sur l’organisation et le fonctionnement des services sociaux
Gérer les informations et les demandes du réseau partenarial de la Direction :
o Réception, traitement et diffusion de l’information
Profil : Catégorie C
Diplômé(e) en secrétariat (BTS assistante de direction), vous maitrisez les techniques bureautiques et de secrétariat, vous connaissez les institutions, les dispositifs et politiques sociales. Vous maîtrisez l’outil informatique.
Rigoureux(se), organisé(e), discret(e), vous avez des qualités relationnelles et rédactionnelles.
Contrainte du poste : Respect du secret professionnel.
Vous serez accueilli(e) au Pôle solidarités au sein de la Direction de l’action sociale territoriale et de l’insertion (DASTI) et placé sous l’autorité de la Directrice de la DASTI.