Organiser la vie professionnelle de la Directrice et de son adjointe
• Gérer l’agenda et les rendez-vous en fonction des priorités
• Respecter les délais de transmission de documents (tableau de suivi de l’activité du pôle)
• Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
• Mettre en signature des documents divers et suivre le parcours des parapheurs
• Constituer des dossiers en amont de réunions
Assurer l’accueil téléphonique et physique
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
• Renseigner les interlocuteurs et relayer les appels vers les personnes compétentes
• Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
Effectuer la mise en forme de travaux de bureautique
• Mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, diaporamas,…) selon la charte du Département
• Avoir une relecture attentive de tous les documents (orthographe, grammaire, syntaxe) et vérifier systématiquement les coordonnées des destinataires.
• Assurer le suivi des courriers et notes sur le logiciel Elise
• Organiser le classement et l’archivage (papier et numérique)
Contribuer à la gestion collective des agents de la Direction
• Assurer le lien avec la DRH : suivi des arrêts maladie, CET, fiches d’évaluation, fiches de stagiairisation, anomalies compteurs Gestor, grèves, médailles du travail…
• Assurer le lien avec la DSI : suivi des entrées et sorties du matériel informatique, suivi des demandes Pythéas.
• Mettre à jour les tableaux de la Direction : contacts, congés
• Assurer l’accueil des nouveaux agents (contacts en amont, préparation logistique de l’arrivée : fournitures, PC, adresse mail, fournitures administratives, portrait …)
Suivre les projets et activités transversales de la Direction
• Effectuer la gestion de l’arrivée et du départ du courrier
• Suivre quotidiennement la boite mail générique de la Direction
• Gérer les demandes diverses (besoin en fournitures administratives, renseignements...)
• Effectuer la centralisation des indicateurs mensuels et les transmettre au DGA
• Gérer les demandes de réservation de salles
• Mettre à jour les pages intranet de la Direction (organigramme, coordonnées, publication de brèves...)
• Travailler en polyvalence avec les autres assistants de la Direction
• Mettre à jour les procédures des assistants
Technique :
- Maîtriser les règles en matière de rédaction administrative (orthographe, syntaxe et grammaire)
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PPT,…)
- Maîtriser les techniques d’organisation et de gestion du temps
- Créer des outils de pilotage et de suivi de l’activité
- Anticiper les demandes
Relationnel :
- Sens de l’organisation
- Dynamisme et prise d’initiative
- Capacité à gérer les urgences
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Bon relationnel
Connaissances :
- L’organisation de la collectivité
- Les domaines de compétences des services de la Direction et leur fonctionnement au quotidien
- Logiciel Elise (gestion des notes et des courriers)
- Parapheur électronique iXbus
Niveau de formation générale ou titre professionnel requis :
Niveau Bac à Bac +2
L’assistant de Direction est rattaché à la Direction. Il apporte une aide permanente à la Directrice et à son adjointe en matière d’organisation professionnelle, de gestion, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers. Il pourra être amené à effectuer, à titre accessoire, les mêmes missions que les assistants polyvalents de la direction auprès des chefs de service et responsables de pôles de la direction.