Accueil physique et téléphonique de la direction
Recevoir et orienter les appels téléphoniques
Filtrer les appels par ordre de priorité
Relation avec l’ensemble du service
Traitement du courrier
Courrier arrivé : enregistrement numérique, distribution, classement numérique
Courrier départ : enregistrement numérique et classement numérique
Suivi des parapheurs : enregistrement, copie, traitement, classement
Communication écrite et orale
Rédaction de documents
Traitement de textes
Classement
Traiter et diffuser des informations internes
Recherches d’informations
Participer à la gestion administrative
Archive : Classer, pré-archiver les documents, en lien avec le service des archives
Documentation : suivi des commandes, relevés des besoins, consultation, classement
Mise à jour du tableau de suivi de la documentation
Recherches de devis pour les manifestations
Gestion des fournitures de bureau
Relevés des besoins, recherche de devis, stockage, distribution,
Mise à jour du tableau de suivi du stock
Suivi des absences :
mise à jour du tableau mensuel des absences, numérisation des demandes,
envoi à la DRH
Appui logistique et administratif lors des réunions, manifestations ou actions mis en place par le CCAS
Gestion des différents plannings
Planning des véhicules du CCAS
Planning de la salle de réunions
Planning des gestions d’absences
Planning des stagiaires
Aptitudes techniques
Capacité à rendre compte
Capacité d’écoute et de reformulation
Capacité à identifier les situations d’urgence.
Maîtrise des qualités rédactionnelles
Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’établissement
Connaissance parfaite de l’organigramme de la collectivité et des missions des différents services
Qualités principales
Discrétion, sens de la confidentialité
Bon sens relationnel
Réactivité
Sens de l'écoute
Sens du service public
Rigueur et méthode
Sous couvert de la responsable de la Cellule des ressources administratives et logistiques, l’agent apporte une assistance dans le domaine des tâches administratives et logistiques, de fonctionnement et d’organisation de la vie courante
Offre publiée par obligation réglementaire