ACTIVITES ET TACHES, INTITULE ET DESCRIPTION
Activité 1 : Missions transversales de secrétariat
Assister la responsable du service (agenda, organisation de réunions, comptes rendus, RH…)
Assurer le secrétariat du service dans son travail quotidien
Ecouter, analyser et prioriser les demandes
Gérer les parapheurs et courriers départ et arrivée (scans et classement)
Tenir à jour des bases de données et fichiers (documents types, chrono…)
Mettre en forme et codifier des documents et mailings en respectant les règles d’orthographe et de grammaire ainsi que le guide courrier de la collectivité
Identifier des textes manquant de clarté, formuler des analyses critiques et des propositions
Gérer les déplacements du service et assurer la gestion des moyens mis à disposition en interne (informatiques, transport, ordres de missions, état des frais…)
Activité 2 : Soutien à l’assistante Commande publique
Constituer les parapheurs du service
Préparer les trames de rapports d'analyse des candidatures et des offres, les notes de synthèses des commissions d’appel d’offres (20 réunions par an en moyenne)
Rédiger les procès-verbaux de commissions d’appel d’offres, et actes de procédures liées à la commande publique (décision d'attribution, validation de documents, inscriptions des décisions du Président etc) ;
Suppléer l’assistante commande publique pour le suivi des marchés et leur gestion dans les logiciels métiers ;
Assurer la mise à jour des outils de pilotage (tableaux de suivi des consultations, clauses insertion…) et des indicateurs le cas échéant
Activité 3 : Assistance du directeur général adjoint en charge du Pôle Environnement et services publics et du site « le Président »
Assurer le secrétariat du Pôle mais également de l’ensemble du site « Le Président »
Assurer le cas échéant et sur sollicitation les suppléances de assistantes du site ;
Assurer l’accueil téléphonique et physique des personnes sollicitant le DGA
Réception, traitement et diffusion des courriers, gestion des parapheurs de l’ensemble du Pôle et mise à jour de l’outil de suivi partagé
Rédaction et mise en forme de courriers et documents
Planifier et préparer les ordres du jour des réunions hebdomadaires de coordination du Pôle, ainsi que les réunions régulières de coordination externe (groupes de travail, comité de pilotage)
Rédaction de courriers et diverses tâches administratives (suivi des ordres de mission, réservation de salles…)
Mise à jour des outils de pilotage
Participer aux réunions du réseau des assistantes
Lieu de travail : 24 BIS Boulevard De La Chantourne, 38700 LA TRONCHE
Temps et horaires de travail : règlement métropolitain, télétravail possible selon les missions
Rémunération : selon le cadre d’emploi + régime indemnitaire de la collectivité
Equipements : double écran, un ordinateur portable du service
Logiciels métier : 1/ Incovar 2/AWS 5/ALFRESCO 3/Iparapheur
CONNAISSANCES
Statuts de la Fonction Publique / Du contexte, des valeurs et de l’environnement territorial de la collectivité
Techniques du secrétariat : accueil, prise de notes, dactylographie, organisation, classement…
Règles de l’orthographe et de la syntaxe
Connaissances en marché public
SAVOIR FAIRE
Rendre compte de son activité, alerter sa hiérarchie et ses collaborateurs sur les urgences à traiter
Prioriser les tâches à effectuer
Gérer un classement (alphabétique, numérique…)
Prendre des notes et rédiger des lettres et comptes rendus
Accueillir et s’exprimer devant tout type de visiteur / Maîtriser l’accueil téléphonique et le disptaching
Maîtriser les logiciels bureautique (word/excel/ppt/…)
Maîtriser les logiciels métiers (AWS / Iparapheur/GED…)
Statut : cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : bac pro secrétariat
Expérience souhaitée : Une expérience similaire est souhaitée
LE SERVICE D’AFFECTATION
Mission principale du service : Assurer et sécuriser la passation et l'exécution des marchés, accords-cadres et contrats des Pôles Environnement et services publics (PESP), Proximité et espaces et publics (PPEP), Ressources (PR/DIET) et du SMMAG
Composition du service : 5 juristes commande publique (A), 1 contrat de projet (contrat de 4 ans), 1 chargé de suivi Sécurisation des données marchés et Qualité (B en cours de recrutement), 1 assistante Commande publique (C), 1 assistant.e administratif.ve (C), 1 responsable de service (A)
Nom / fonction du ou de la supérieur.e hiérarchique direct.e : Edwige TUCNY/ Responsable du service Commande Publique Proximité
FINALITES DU POSTE
Assurer le secrétariat du service
Assurer l’assistance de direction du DGA du Pôle Environnement et services publics et du site