Activités
• Accueillir (téléphonique et physique) informer et orienter les agents
Conseiller et accompagner les agents dans leurs démarches
Délivrer des documents ou formulaires selon les pôles
• Réaliser le secrétariat, assistance des pôles
Préparer les courriers, notes, comptes rendus de réunions avec les services
Rédiger les conventions, arrêtées, décisions, sur demande des pôles…
Convoquer les agents pour venir signer leurs documents administratifs
Faire signer les agents, établir les photocopies (arrêtés, contrats),
Aider les pôles dans leurs tâches administratives
Gérer les mutuelles
Effectuer les réponses aux candidats et établir des tableaux de suivi
Gestion du logiciel courrier
• Assister et aider les pôles absences – paie – carrière - formation
• Correspondant CNAS
Vérifier les dossiers des agents et les envoyer,
Assister aux réunions dédiées pour le correspondant CNAS,
Rédiger les zooms pour le site des agents
• Travailler avec e service communication sur les documents, zoom, informations à mettre sur le site des agents
• Préparation des CTP
• Participer aux recrutements voire les organiser et recevoir les candidats
• Participer aux réceptions organisées par le service des ressources humaines
Savoir utiliser les outils bureautiques (logiciels Word Excel, Power point et Publisher)
Maitriser la mise en œuvre des techniques de rédaction et de mise en page de courrier.
Maîtriser la gestion des documents administratifs et juridiques (matérielle et financière) des collectivités territoriales.
Capacité à évoluer au sein de plusieurs équipes et circuler d’un pôle à un autre
Organisé - Dynamique - Rigoureux - Autonome - Ponctuel - Polyvalent - Sens du service public- Capacités relationnelles
Missions du poste : Accueillir les agents municipaux et les orienter vers les différents pôles du service.
Assurer le secrétariat des pôles et de la DRH, assister et aider les pôles carrière – paie – absences - formation.
Gérer en direct des dossiers administratifs :
Le CNAS
Les mutuelles
Participation active aux recrutements
La gestion du courrier, des fournitures administratives