Missions principales :
Accueil physique et téléphonique du public
Réception, filtre, prise et transmission des messages téléphoniques et des courriels
Gestion de la boîte mails de l’accueil
Elaboration de protocoles pour un accueil de qualité différencié : usagers, élus, candidats, habitants
Mise en œuvre des protocoles d’accueil et des protocoles de sécurité liés à l’accès au bâtiment
Proposition de mise en valeur des espaces d’accueil du siège
Elaboration et mise en œuvre d’un protocole de collecte et de gestion des réclamations
Reporting des situations complexes rencontrées
Réception, enregistrement, classement et transmission du courrier sur Dotelec
Gestion du stock et des commandes de fournitures en lien avec le service de la commande publique
Gestion des abonnements
Missions ponctuelles :
En soutien à la responsable du secrétariat général :
Planification rendez-vous sur agendas, suivi et préparation des engagements professionnels
Organisation des réunions protocolaires (agenda, salles, accueil)
Identification et gestion de la demande et son degré d'urgence
Mise à jour des tableaux de bord de la Direction
Suivi du respect des délais de transmission des documents (relance auprès des directeurs)
Traitement et veille à la bonne circulation de l’information de la Direction Générale des Services (relations internes et externes), ainsi qu’auprès des élus de la communauté d’agglomération
Suivi de projets et activités de la direction
Organisation des instances communautaires : assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations, préparer fond de dossier pour le Président, DGA et DGS
Prise de notes, saisie et mise en forme de tous types de documents divers (courriers, mails, rapports ...)
Savoirs :
Excellentes capacités relationnelles
Maîtrise des modes de communication (téléphone, messagerie, réseaux sociaux, site internet, visioconférence)
Maîtrise des outils d’échange d’information et de planification (internet, agenda électronique partagé, planification de rendez-vous et échange de fichier en ligne)
Maîtrise indispensable des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook)
Connaissance du logiciel Ciril
Savoir être :
Amabilité
Sens du service public
Disponibilité
Devoir de réserve / confidentialité et neutralité
Discrétion
Force de proposition
Anticiper et/ou faire preuve de réactivité
Faire preuve d’une grande rigueur et d'organisation (respect des délais, fiabilité)
Autonomie dans l'exercice de ses missions
Capacité à rendre compte à sa hiérarchie
Située au sud-ouest des Yvelines, à 50 kms de Paris, Rambouillet Territoires regroupe 36 communes et rassemble environ 80 000 habitants.
Sa situation géographique lui confère des richesses naturelles environnementales et culturelles. Elle jouit d'une attractivité économique avec plus de 170 hectares de zones d'activités.
Rambouillet Territoires a notamment pour compétence l'aménagement de l'espace communautaire, le développement économique, la voirie d'intérêt communautaire, l'environnement et le développement durable, la culture et le sport, l'action générationnelle et intergénérationnelle, l'assainissement, la GEMAPI, l'eau. Ses champs d'intervention ont fortement évolué depuis sa création et son développement a vocation à se poursuivre.