Sous l'autorité hiérarchique du Chef du Service Logement, vos missions principales sont les suivantes :
* Gestion des avis de congés des logements et commissions d'attribution
* Gestion administrative des propositions de logements aux candidats
* Accueil et information
* Gestion des relances et des courriers
* Enregistrement des demandes de logement
À ce titre, vos missions se décomposent comme suit :
Gestion des avis de congés des logements et les commissions d'attribution :
* Réceptionner les avis de congés des bailleurs sociaux et réaliser une fiche de présentation du logement
* Recueillir les informations nécessaires à l'étude des dossiers en commission d'attribution
* Enregistrer les informations dans le logiciel de gestion interne (PELEHAS) et les tableaux de bords (Excel)
* Participer aux commissions internes de sélection des candidats et présenter les dossiers en présence du chef de service
Gestion administrative des propositions de logements aux candidats :
* Contrôler les dossiers de demande de logement, vérifier les pièces réglementaires, rédiger les courriers de relance selon les modèles-types (envoie de formulaire de demande de pièces complémentaires).
* Constituer la fiche de présentation de la candidature pour les bailleurs
* Assurer le suivi des propositions en cours : remise des bons de visite aux candidats, réception des dossiers complets
* Être le relai entre le candidat et le bailleur en cas de difficulté pour les visites de logement
* Relancer les candidats pour une réponse après visite et/ou constitution des dossiers
* Informer les candidats des résultats des commissions d'attribution
* Classer les dossiers après les commissions d'attribution
* Enregistrer les courriers
Accueil et information :
* Accueil téléphonique : apporter une information aux administrés
* Rédaction de courriers de réponse à la signature de l'élu au logement, selon des modèles préétablis par le chef de service
Gérer les relances et courriers :
* Réceptionner les courriers et les enregistrer dans les logiciels de gestion interne
* Compléter les courriers de réponse sur modèles-types
* Rédiger ponctuellement des courriers de réponse adaptés à la demande
Enregistrer les demandes de logement :
* Gérer administrativement les dossiers de demande de logement :
* Réceptionner les demandes de création, renouvellements et mises à jour, et les enregistrer dans les délais réglementaires
* Délivrer les attestations d'enregistrement
* Classer les dossiers en cours et radiés
* Assurer le suivi informatique des demandes de logement :
* Vérifier le transfert des données entre le logiciel interne (Pelehas) et le Serveur National des Enregistrements (SNE) : dispatch
* Corriger les éventuelles erreurs informatiques
Missions spécifiques :
* Assister l'élu aux rendez-vous des demandeurs
* Rédaction de courriers types et/ou personnalisés, avec l'appui du chef de service
* Après attributions d'un logement aux ménages, assister l'élu pour la remise des clefs aux locataires lors de l'état des lieux entrants
* Ponctuellement réceptionner les courriers de la Direction et les enregistrer dans le tableau Excel
Conditions particulières d'exercice :
* Public parfois difficile
Profil et compétences requises :
* Expérience en collectivité ou secteur du logement social souhaité
* Bac minimum
Connaissances :
* Connaissance des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint), des techniques de secrétariat et gestion administrative
* Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
* Connaissance du logement social
Compétences techniques ou savoir-faire :
* Instruire un dossier et maîtriser les délais
* Corriger et mettre en forme un courrier
* Rechercher, classer des informations et archiver des documents
Aptitudes :
* Aisance orale
* Capacité rédactionnelle
* Capacité à travailler dans l'urgence
* Capacité à travailler en équipe
* Conscience professionnelle et disponibilité
* Discrétion professionnelle
* Faire preuve d'adaptabilité, de flexibilité, de civilité et sens de l'écoute
* Gestion du temps, ponctualité et assiduité
* Polyvalence
* Sens du service public
Profil et compétences requises :
* Expérience en collectivité ou secteur du logement social souhaité
* Bac minimum
Connaissances :
* Connaissance des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint), des techniques de secrétariat et gestion administrative
* Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
* Connaissance du logement social
Compétences techniques ou savoir-faire :
* Instruire un dossier et maîtriser les délais
* Corriger et mettre en forme un courrier
* Rechercher, classer des informations et archiver des documents
Aptitudes :
* Aisance orale
* Capacité rédactionnelle
* Capacité à travailler dans l'urgence
* Capacité à travailler en équipe
* Conscience professionnelle et disponibilité
* Discrétion professionnelle
* Faire preuve d'adaptabilité, de flexibilité, de civilité et sens de l'écoute
* Gestion du temps, ponctualité et assiduité
* Polyvalence
* Sens du service public