Accueil physique et téléphonique des habitants:
Accueil des habitants et prise en compte de leur demande,
Traitement et suivi des réclamations,
Renseignement de fiches de suivi et lien avec les services pour disposer des éléments techniques,
Lien avec les élus pour apporter les réponses aux habitants
Secrétariat du Cabinet et des élus
Suivi du courrier signalé et archivage,
Mise à disposition et/ou diffusion de documents pour les élus,
Rédaction d’accusés-réception, de courriers-type, de réponses, de saisines,
Suivi du quorum dans les diverses instances,
Renfort ponctuel pour l’organisation des cérémonies municipales (envoi invitations, préparation salle et présents, accueil et orientation des invités…)
Gestion de l’agenda des élus
mise à jour et suivi des agendas des élus (rdv, réunions, astreintes élus et agenda mariages),
rédaction et envoi de l’« info-élus », récapitulant les rdv à l’agenda
Gestion des réservations des salons de l'hôtel de Ville :
Gestion des demandes de réservation de salles pour les réunions et rencontres
Comptabilité de la direction :
Enregistrement des bons de commande,
Règlement des factures,
Suivi de l’exécution budgétaire
Bonne connaissance de l’organisation d’une collectivité
Connaissance des missions et du fonctionnement administratif et politique d’une Collectivité
Maîtrise des outils informatiques
Capacité à prioriser tout en rendant compte
Goût du travail en équipe
Discrétion et confidentialité
Capacité à travailler en autonomie
Sens du dialogue, de l’écoute
Capacité d’adaptation
La/le secrétaire du cabinet du maire et des élus assure l'accueil physique et téléphonique, gère les agendas, rédige les courriers , assure le suivi de la comptabilité de la direction et la gestion des réservations des salons de l'hôtel de ville.