Assistance de la direction :
• Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées de la Direction ;
• Gérer la planification collective, l’agenda de la Direction, les déplacements (préparation dossiers mission et suivi) et l’organisation des réunions de service en lien avec les secrétariats de Présidence et des instances ;
• Gérer les appels téléphoniques ;
• Suivre les dossiers administratifs des agents (congés, formation...) ;
• Réaliser de travaux de bureautique et de rédaction ;
• Prendre des notes et rédiger les comptes rendus des réunions de service internes ;
• Rédiger le courrier de transmission après avis de l’Assemblée Plénière ;
• Gérer des fichiers de contacts ;
• Tenir la liste des personnes ayant trait à la déclaration annuelle d'absence de conflit (ou de déclaration de conflit d'intérêts).
Coordination des agendas :
• Mettre à jour l’agenda partagé en lien avec les secrétariats de Présidence et des instances.
Gestion du courrier :
• Gérer la boîte mail institutionnelle ;
• Réceptionner, enregistrer, classer et mettre en circulation le courrier (arrivée et départ) ;
• Diffuser des informations aux agents du CESER (par mail, téléphone, courrier…) ;
• Assurer la transmission par courrier postal des documents définitifs aux autorités administratives et à divers organismes après avis du Bureau et de l’Assemblée Plénière.
Autres :
• Mettre en forme et valoriser des supports écrits (Powerpoint, diagrammes, et organigrammes) ;
• Assurer l’intégration des nouveaux arrivants ;
• Accompagner l’agent en charge du premier accueil téléphonique et physique, de la gestion de la logistique dans l’évolution de son poste de travail ;
• Assurer les besoins en fournitures de la direction ;
• Assister pour les missions protocolaires (accueil, logistique…) ;
• Assister pour le budget ;
• Être polyvalent au sein du pole secrétariat.
• Connaissance approfondie du fonctionnement et des attributions des institutions régionales (Conseil Régional, CESER…) et des partenaires institutionnels extérieurs (État et divers organismes) ;
• Qualifications en matière d’organisation et de planification ;
• Aptitudes rédactionnelles ;
• Connaissance des techniques de secrétariat ;
• Maîtrise de la bureautique et des outils collaboratifs (mailing) ;
• Discrétion, rigueur et réactivité ;
• Sens de l'organisation ;
• Sens des relations humaines ;
• Sens des priorités ;
• Devoir de réserve, de confidentialité et de discrétion professionnelle.
Placé sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice du CESER, le titulaire du poste assistera la Direction dans l’organisation quotidienne du travail et contribuera au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d’assistance technique.